Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.
1. Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Online-Schulungen durchzuführen. „Microsoft Teams“ ist eine Software der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA („Microsoft“), die als Desktop-, Web- und Mobile-App zur Verfügung steht. Vertreterin i.S.d. Art. 27 DS-GVO innerhalb der Europäischen Union ist die Microsoft Ireland Operation Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, Ireland.
2. Verantwortliche Stelle – Name und Kontaktdaten
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, in unmittelbarem Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Schulungen“ ist die:
QUNIS GmbH
Flintsbacher Straße 12
83098 Brannenburg
Tel.: +49 8034 99591 0
E-Mail: info@qunis.de
Für die Teilnahme an einer Online-Schulung erhalten Sie von uns eine E-Mail, die einen Einladungslink enthält. Sie haben die Möglichkeit, Microsoft Teams über die entsprechende App zu nutzen und dort mit Ihren Zugangsdaten für eine Online-Schulung einzuloggen oder die Browser-Version zu verwenden.
Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich.
Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen.
Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.
3. Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einer „Online-Schulung“ machen.
Um an einer Online- Schulung teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen, wobei Sie hier auch ein Pseudonym verwenden dürfen.
Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:
Angaben zum Benutzer:
Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
Meeting-Metadaten:
Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
Bei Einwahl mit dem Telefon:
Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Gegebenenfalls können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten:
Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einer „Online-Schulung“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der „Online-Schulung“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer der Schulung die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
4. Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Microsoft Teams“, um „Online-Schulungen“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Schulungen“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorher transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Einwilligung bitten.
Microsoft Teams protokolliert welcher Teilnehmer einer Sitzung beitritt, wer sie verlässt und wer seinen Bildschirm teilt. Dateien, die Benutzer in Chats freigeben, werden im OneDrive for Business-Konto des Benutzers gespeichert, der die Datei freigegeben hat. Die Dateien, die Teammitglieder in einem Kanal freigeben, werden auf der SharePoint-Website des Teams gespeichert.
5. Aufzeichnungen
Eine Aufzeichnung unserer „Online-Schulungen“ findet nicht statt.
6. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung von Online-Schulungen ist die Anbahnung bzw. Durchführung des zwischen der QUNIS und den Teilnehmern bestehenden Vertrags
(Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO) sowie unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO) an ihrer technisch einwandfreien und effektiven Umsetzung.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zweck der Aufzeichnung unserer Online-Schulungen ist die Einwilligung
(Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO).
7. Empfänger / Weitergabe von Daten
Microsoft und die von ihr eingesetzten Unterauftragsverarbeiter erhalten notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist.
8. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
9. Datenschutzbeauftragter – Name und Kontaktdaten
Herr Dr. Georg F. Schröder, LL.M.
legal data Schröder Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Rechtsanwalt / Datenschutzbeauftragter
Prannerstr. 1
80333 München / Germany
Tel.: +49-89 – 954 597 520
Fax: +49-89 – 954 597 522
E-Mail: georg.schroeder@legaldata.law
10. Betroffenenrechte
a) Recht auf Widerruf Ihrer datenschutzrechtlichen Einwilligung nach
Art. 7 Abs. 3 S. 1 DS-GVO
Sie können eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jeder¬zeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird davon nicht berührt.
b) Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO i.V.m. § 34 BDSG
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten, die Sie betreffen. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht auf Aus¬kunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere Informationen, z.B. die Verarbeitungszwecke, die Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten, die Empfänger und die geplante Dauer der Speicherung bzw. die Kriterien für die Festlegung der Dauer.
c) Recht auf Berichtigung und Vervollständigung nach Art. 16 DS-GVO
Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervoll¬ständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
d) Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach Art. 17 DS-GVO i.V.m. § 35 BDSG
Sie haben ein Recht zur Löschung, soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist.
Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Ihre Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwendig sind, Sie Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung widerrufen haben oder die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
e) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO
Sie haben ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, z.B. wenn Sie der Meinung sind, die personenbezogenen Daten seien unrichtig.
f) Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem struk¬turierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
g) Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
Sie können einer Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Dies gilt jedoch lediglich in solchen Fällen, in denen wir eine Datenverarbeitung zur Erfüllung eines berechtigten Interesses vornehmen. Falls Sie einen solchen Grund vortragen können und wir kein zwingendes, schutzwürdiges Interesse an der weiteren Verarbeitung geltend machen können, werden wir diese Daten für den jeweiligen Zweck nicht mehr verarbeiten.
h) Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22
DS-GVO
Sie werden keiner ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung Ihrer Daten einschließlich Profiling beruhenden Entscheidung unterworfen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
i) Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO
Sie können jederzeit Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen, bei-spielsweise wenn Sie der Meinung sind, dass die Datenverarbeitung nicht im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorschriften steht.
Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Postanschrift: Postfach 1349, 91504 Ansbach
Tel.: 0981/180093-0
Fax: 0981/180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
Homepage: https://www.lda.bayern.de
11. Dauer der Speicherung
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
12. Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
13. Weitere Informationen zum Datenschutz
Weiteren Informationen zum Datenschutz der Microsoft Corporation finden Sie unter den folgenden Links:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
https://www.microsoft.com/de-de/trust-center