R-KOM: Automatisiertes BI-Reporting mit 360 Grad-Blick über alle Fachbereiche
Der Telekommunikationsanbieter hat ein automatisiertes BI-Reporting mit 360-Grad-Blick über alle Fachbereiche aufgebaut. Das Data Warehouse als Basis für die datengetriebene Unternehmenssteuerung sorgt nun für vertrauenswürdige Steuerungskennzahlen und Transparenz über alle Bereiche.
Der Kunde
R-KOM ist ein kommunales Unternehmen der Stadt Regensburg und seit 1997 der regionale Telekommunikationsanbieter für Ostbayern. Das Unternehmen verfügt über eine Reihe von Stadtnetzen, um Ostbayern mit der weltweiten Datenautobahn zu verbinden. Die Netze bestehen aus Glasfaserkabeln für die Kommunikation in Lichtgeschwindigkeit .R-KOM bietet ihren Geschäfts- und Privatkunden das komplette Spektrum von modernsten Telefon- und Internetanschlüssen über die Standortvernetzung, das Rechenzentrum bis hin zum Kabelfernsehen.
Die Lösung
Vom IP-Traffic über Strom-Daten im Rechenzentrum, unsere Follower-Zahlen auf Social Media bis zu Vertriebs- und Finanzzahlen – wir haben überall tiefere Einblicke und einen besseren strategischen Überblick gewonnen.
Den Grundaufbau für des Data Warehouse wollten wir von QUNIS bekommen, den Betrieb und weiteren Ausbau aber dann möglichst schnell selbst übernehmen.
Katharina Gawlista
Controlling und BI
R-KOM
Die Herausforderung
Vertrauenswürdige Steuerungskennzahlen liefern, die Transparenz über alle Bereiche schaffen
Als Telekommunikationsanbieter in Ostbayern ist R-KOM in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen und hat seine Geschäftsfelder erweitert. Gehörten anfangs ausschließlich regionale Unternehmen zum Kundenkreis von R-KOM, versorgt der TK-Anbieter seit mehr als 15 Jahren auch Privatkunden mit Internet, Telefonie, TV und Datendiensten. Die Tochtergesellschaft der Stadt Regensburg baut zudem das Glasfasernetz im kommunalen Auftrag weiter aus.
Die Controller hatten das Reporting bislang in Form von Excel- und PowerPoint-Berichten aufbereitet und verteilt. Im Geschäftsalltag waren dabei vor allem
- der hohe manuelle Aufwand,
- der fehlende Single Point of Truth und
- der beschränkte Zugriff auf SAP-Daten
problematisch. Eine moderne BI-Plattform mit zentralem Data Warehouse sollte hier Abhilfe schaffen.
Das Projekt
Data Warehouse als Basis für die datengetriebene Unternehmenssteuerung – aber Start auf der "grünen Wiese"
Da es bislang keine BI-Lösung gab, ist R-KOM mit QUNIS als Implementierungspartner direkt in die neuesten Technologien eingestiegen und hat ein hoch automatisiertes Data Warehouse auf Basis des Microsoft SQL Servers realisiert.
QUNIS hat die Implementierung der IT-Architektur übernommen, die automatisierten Ladeprozesse aus den Quellsystemen eingerichtet und die analysefähigen Datenmodelle aufgebaut. Gemeinsam mit dem Controlling wurden die Business-Logiken definiert und die Reports und Dashboards im Frontend Power BI gestaltet.
Im Oktober 2021 wurde mit einer Anwendung für das Finanzcontrolling gestartet. Mit der Anbindung der SAP-Module FI/CO waren erste Ad-hoc-Reports schnell verfügbar. Der erste Rollout des SAP-Reportings erfolgte Ende 2022 mit einer App, in der die GuV und der Umsatz-Forecast vollständig dargestellt sind.
Anschließend wurden sukzessive Apps der Fachbereiche wie Vertrieb, Beschaffung, Service, Ausbau oder Technik umgesetzt und so der angestrebte 360-Blick auf das Geschäft realisiert. Die Erstimplementierung aller Apps war im Jahr 2024 abgeschlossen, seitdem erfolgt eine kontinuierliche Weiterentwicklung.
Hoher Standardisierungs- & Automatisierungsgrad vereinfachen Betrieb, Administration und Weiterentwicklung auch mit wenigen Ressourcen
Katharina Gawlista erklärt die Entwicklungsdynamik: "Der Ausbau des Reportings ist ein laufender rollierender Prozess, weil sich immer weitere Reports aus dem Erst-Projekt entwickeln."
Die effiziente BI-Plattform ermöglicht dem mittelständischen Unternehmen detailliertes Reporting mit tagesaktuellen Daten. Zur Realisierung neuer Berichte und Analysen werden schrittweise weitere Datenquellen in das Data Warehouse integriert.
Inzwischen sind auch die SAP-Module MM und HCM angebunden. Aus weiteren operativen Systemen werden außerdem Forecast-Daten, Vertrags-, Umsatz- und Kundendaten, tagesaktuelle Callcenter-Daten sowie technische Daten eingespielt.
- Manuelle Berichte werden nach ihrer Überprüfung und Bereinigung zunehmend in das Data Warehouse verlagert und im leistungsfähigen Frontend Power BI abgebildet.
- Mithilfe steuerungsrelevanter KPIs wird dazu jeder Unternehmensbereich in übersichtlichen Dashboards abgebildet, um einen guten strategischen Überblick zu erhalten.
- Von dieser Ebene aus werden schrittweise operative Detaildaten aus dem Tagesgeschäft ergänzt.
Neben dem Finanzreporting ist ein Vertriebsreporting in Betrieb, das die Umsatzentwicklung auf Basis von Vertragsanalysen zeigt. Weitere Applikationen sind ein Servicereporting mit Callcenter-Auswertungen sowie ein Technikreporting.
Hochaktuelle, zuverlässige Informationen für alle und geteiltes Expertenwissen
Derzeit greifen rund 50 Nutzer aus allen Fachbereichen auf die Berichte und Analysen zu. Außer dem Monatsreporting wird heute ein Managementreporting pro Quartal bereitgestellt. Mitarbeitende der operativen Bereiche erhalten außerdem zum Teil tagesaktuelle Informationen.
Das Data Warehouse hat zahlreiche Verbesserungen auf allen Unternehmensebenen gebracht. Wichtige Kennzahlen stehen nun zeitnah für wesentlich mehr Konsumenten im System bereit. Damit hat sich die Transparenz über alle Unternehmensbereiche erhöht. Expertenwissen, das zuvor an einzelne Personen gebunden war oder in separaten Excel-Listen vorlag, wird geteilt und ist nun auch für neue Kolleginnen und Kollegen einfach verfügbar.
Im gesamten Unternehmen unterstützen vertrauenswürdige Kennzahlen, deren Herkunft durch Drill-down im System nachvollziehbar ist, die Entscheidungsfindung. Durch den hohen Aktualitätsgrad der Informationen hat sich auch die Reaktionsfähigkeit erhöht. Im Tagesgeschäft ist beispielsweise die optimierte Zusammenarbeit mit dem Callcenter, die nun proaktiver gesteuert werden kann, ein erheblicher Vorteil.
Passgenauer Support mit QUNIS Care & Run
Seitdem die wichtigsten Anwendungsbereiche umgesetzt sind, hat sich der Schwerpunkt der Zusammenarbeit mit QUNIS von der Entwicklung auf die Themen Wartung und Support verschoben. R-KOM setzt hier auf den professionellen Betriebsservice QUNIS Care & Run. Aus dem umfassenden Leistungsangebot wurde ein maßgeschneidertes Paket zusammengestellt, das genau zu den Anforderungen des mittelständischen Unternehmens, der Systemarchitektur, den vorhandenen Applikationen und den intern verfügbaren Personalressourcen passt. Die Auswahl der benötigten Services fiel nicht schwer, da die entsprechenden Aufgaben bereits ins Tagesgeschäft des Projektteams übergegangen waren und auf dieser Basis vertraglich fixiert werden konnten.
Der passgenaue Zuschnitt des Servicepakets ist die Grundlage für den effizienten und kostenoptimierten Systembetrieb. R-KOM hat von Anfang an Wert daraufgelegt, so viele Aufgaben wie möglich intern anzusiedeln und daher entsprechendes Know-how im Controlling und der IT-Abteilung aufgebaut. QUNIS unterstützt das Team heute vor allem beim Thema Daten-Load. Im Rahmen von Care & Run kontrolliert QUNIS die regelmäßigen Ladeprozesse von Quelldaten ins Data Warehouse und zu Power BI und bearbeitet auftretende Fehler auf Basis eines Ticketsystems. Auch beim Umzug des Data Warehouse auf die Microsoft-SQL-Umgebung hat sich diese strukturierte Zusammenarbeit bewährt.
Katharina Gawlista nennt als wesentlichen Vorteil, dass die nachvollziehbar dokumentierten Vorgänge im Ticketsystem Unabhängigkeit von einzelnen Personen schaffen. Sowohl auf Seiten von QUNIS als auch bei R-KOM können bei Bedarf Vertreter für die Verantwortlichen einspringen oder neue Mitarbeitende schnell eingearbeitet werden. Auch der interne IT-Experte von R-KOM, der sich um den Serveraufbau kümmert, kann Tickets eröffnen, was die schnelle und direkte Bearbeitung unterstützt. Katharina Gawlista bespricht mit QUNIS monatlich die Ticketanfragen und den damit verbundenen Aufwand, um Fehler zu klassifizieren, mögliche Verbesserungen einzuleiten und die Kosten proaktiv zu optimieren. Nach dem ersten Jahr mit Care & Run fand außerdem ein Meeting statt, in dem alle Tickets ausgewertet und Themen geclustert wurden. Insgesamt läuft der Daten-Load im System sehr stabil, so dass nur wenige Tickets pro Monat erstellt werden. Katharina Gawlista ist jedoch froh darüber, dass die Applikation im Kleinen sauber aufgesetzt ist und die Bearbeitungsprozesse im Tagesgeschäft verankert sind. Bei Bedarf kann der strukturierte Systemsupport jederzeit einfach skaliert werden.
Die Arbeit mit dem Ticketsystem hat sich nahtlos in unseren Arbeitsalltag eingefügt. QUNIS antwortet immer schnell auf Ticketanfragen, und die Bearbeitung ist für alle Beteiligten transparent dokumentiert!
Katharina Gawlista
Controlling und BI
R-KOM
Einfacher Ausbau des Reportings
Auf Basis des skalierbaren Data Warehouse kann das Team von R-KOM nun selbst neue Auswertungen erstellen. So konnten die Controller ohne externe Unterstützung eine zentrale App zur Geovisualisierung des Ausbaugebietes mit Erschließungs-, Beschaltungs- und technologischen Daten aufbauen, inklusive Drill-down bis auf jeden Straßenzug.
Die Erfolgsfaktoren
Hoch automatisiertes Data Warehouse
Auch mit wenig Ressourceneinsatz kann das Controlling damit ein unternehmensweites Reporting bereitstellen und eigenständig ausbauen.
Bessere Entscheidungsfindung
Im gesamten Unternehmen unterstützen vertrauenswürdige Kennzahlen, deren Herkunft durch Drill-down im System nachvollziehbar ist, die Entscheidungsfindung. Durch den hohen Aktualitätsgrad der Informationen hat sich auch die Reaktionsfähigkeit erhöht.
Bereinigte Daten
Mit den Vorteilen des laufenden Reportings ist bei den Berichtsempfängern das Bewusstsein für eine saubere Datenbasis als Voraussetzung für zuverlässige Kennzahlen gestiegen. Abgesehen von den bereinigten Daten im Data Warehouse profitiert davon auf Dauer auch die Datenqualität in den operativen Vorsystemen.
Ausbau ohne externe Unterstützung
Das Controlling konnte ohne externe Unterstützung eine zentrale App zur Geovisualisierung des Ausbaugebietes mit Erschließungs-, Beschaltungs- und technologischen Daten aufbauen, inklusive Drill-down bis auf jeden Straßenzug.
Nach Warehouse kommt Lakehouse
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